给团队定一份 AI 使用规范：10 条能直接抄的规则、一页纸模板、以及推行第一个月踩过的坑（5～30 人的小团队适用）
如果你是一个 5～30 人团队的负责人，大概率已经发现了这个现象：团队里每个人都在用 AI，但没有两个人的用法是一样的。
有人把客户的整份合同贴进去让 AI 找风险点，有人拿 AI 算出来的数字直接写进给老板的周报，有人摸索出一套很好用的提示词但只存在自己的备忘录里，还有人因为「怕被说偷懒」偷偷用、不敢承认。
这些都不是「用不用 AI」的问题，是没有规矩的问题。这篇给一份能直接抄的规范。先交代立场：我们团队十几个人，用的是自己的不墨 AI 助手，DeepSeek、Kimi K3、通义千问、GLM-5.1 在一个账号里切换，所以规范里的分工表按这四家写；你用别的平台，把模型名换掉就行，规则本身不依赖平台。
一、为什么要定规范：三件真的发生过的事
写规则之前先说清楚要防什么，否则规则会被当成形式主义。
第一件：数据出门。 一位同事把一份带客户联系方式和报价的 Excel 原样传给 AI 做汇总。文件本身没出事，但事后没人能说清那份文件传到哪去了、平台留不留。这种事只要发生一次，客户问起来你没法回答。
第二件：AI 的话进了正式文档。 周报里一句「行业平均转化率约 3.2%」，追问来源，答曰「AI 说的」。老板拿着这个数字去跟投资人讲了。怎么验证 AI 说的话那篇讲过流程，但没有规则要求「必须验」，流程就不会被执行。
第三件：好东西没沉淀。 运营同学有一套改小红书文案的提示词，改出来的东西明显比别人好。她离职那天，这套东西跟着走了。
规范要解决的就是这三件：数据不出门、AI 的话不直接进正式文档、好用法留在团队。
二、10 条规则（每条附「为什么」和「违反了怎样」）
第 1 条：客户数据、员工信息、未公开财务数据，一律脱敏后再用
为什么：这是唯一一条出了事收不回来的。 怎么做：姓名换成「客户 A」、手机号删掉、金额保留量级去掉精确值。上传前 10 条检查那篇有 3 分钟脱敏做法，直接作为附件贴进规范。 违反了怎样：第一次口头提醒，第二次在团队会上通报。这条是规范里唯一有「处罚」的，其他 9 条都是建议。
第 2 条：AI 给出的数字、法条、引用、他人观点，进正式文档前必须标注来源或标注「AI 生成，未核实」
为什么：防第二件事。 怎么做：允许你写「AI 估算约 3%，未核实」——写清楚了就不算违规，读的人自己决定信不信。不允许的是把 AI 的话当成自己查证过的。 违反了怎样：文档退回补来源。
第 3 条：对外发出的东西（给客户的邮件、公开的文案、合同文本），AI 只能出初稿，发出前必须有人逐句读过
为什么：AI 写的东西错在细节——把「贵司」写成「贵公司」没事，把「不含税」写成「含税」就是事故。 怎么做：谁点发送谁负责，和 AI 无关。
第 4 条：内部文档（周报、会议纪要、方案草稿）鼓励用 AI，不需要声明
为什么：如果第 3 条让人觉得「用 AI 是要被管的」，第 4 条就是告诉大家内部随便用。写周报那篇和会议纪要那篇的模板可以直接列进规范附录。 唯一要求：纪要里的「决议」和「谁负责」两栏，由开会的人自己确认，不能只靠 AI 从录音里抽。
第 5 条：好用的提示词存进团队共享的「提示词本」，不存个人备忘录
为什么：防第三件事。 怎么做：一个共享文档，四列：用途 / 提示词全文 / 适合哪个模型 / 谁贡献的。每月团队会花 10 分钟过一遍新增的。别搞审批，谁觉得好用谁往里放。 起步材料：提示词速查表那 48 个开头句可以作为第一版，省得从空白开始。
第 6 条：一件事一个对话，做完的对话按「项目-日期」命名
为什么：一个对话从周一用到周五会越聊越差（上下文那篇解释了原因），更重要的是别人接手时找不到。 怎么做：命名像「X 客户方案-0918」。这是最容易被忽略、也最容易执行的一条。
第 7 条：涉及专业判断的事（法律、财务、医疗、安全），AI 的回答只作为「问专业人士之前的准备」
为什么：做不好的 10 件事里有一半属于这一类。 怎么做：允许用 AI 把合同风险点列出来（审合同那篇的做法），然后带着这份清单去问法务，比空手去效率高得多。不允许的是拿 AI 的结论当最终结论。
第 8 条：不用 AI 替代必须自己想的事
为什么：这条不是为了「防偷懒」，是为了让人别在关键处丢掉判断。 具体是哪些：对客户的最终报价、对下属的绩效评价、对一个方向的 go / no-go。这三样 AI 可以帮你列利弊，结论必须自己下，而且要能不看 AI 的输出把理由讲出来。
第 9 条：新人入职第一周，由带教人花 30 分钟讲这份规范和提示词本
为什么：规范只发一份文档等于没发。 怎么做：30 分钟里 10 分钟讲规则、20 分钟一起做一件真实的活（比如用提示词本里的模板写一份纪要）。入职第一个月那篇可以作为新人自学材料。
第 10 条：这份规范每季度改一次，改的依据是这个季度出的问题
为什么：模型在变、团队在变，写死的规范半年后会全是过时条款。 怎么做：季度会上问三个问题：这三个月 AI 帮我们避免了什么、造成了什么、有哪条规则大家其实没执行。第三个问题的答案最有用——没人执行的规则要么删掉，要么改成能执行的。
三、一页纸模板（改两个名字就能发）
【XX 团队 AI 使用规范】v1.0 生效日期：2026-__-__
一、必须遵守（1 条）
客户数据 / 员工信息 / 未公开财务数据 → 脱敏后再用（脱敏做法见附件 1）
二、正式文档要求（2 条）
AI 给的数字、法条、引用 → 标来源，或标「AI 生成，未核实」
对外发出的内容 → AI 只出初稿，发出前逐句人读，谁发谁负责
三、鼓励做的（4 条）
内部文档随便用，不需要声明
好用的提示词存进「提示词本」（链接：____）
一件事一个对话，命名「项目-日期」
专业问题先让 AI 列清单，再去问专业人士
四、留给自己的（1 条）
最终报价 / 绩效评价 / 方向决策 → AI 帮列利弊，结论自己下
五、机制（2 条）
新人第一周 30 分钟带教
每季度按「出过什么问题」修订一次
附件 1：脱敏检查清单 附件 2：分工表 附件 3：提示词本
四、分工表：哪类活交给哪个模型
这张表按我们的经验写，放进附件 2。它的作用不是限制大家，是让新人不用自己试一遍。
| 活的类型 | 首选 | 备选 | 一句话理由 |
|---|---|---|---|
| 写文案、改口吻、要「像人写的」 | DeepSeek | 通义千问 | 四家里最不像 AI |
| 读长文档（合同、标书、整本 PDF） | Kimi K3 | GLM-5.1 | 上下文最长，整份丢进去不用拆 |
| 公文、通知、正式函件 | 通义千问 | GLM-5.1 | 格式规矩，措辞稳 |
| 列大纲、拆任务、结构化整理 | GLM-5.1 | DeepSeek | 分点清楚，适合当骨架 |
| 算数、推理、要「想一想再答」的题 | DeepSeek（推理模式） | — | 慢，但值得等 |
| 翻译 | 通义千问 | Kimi K3 | 中英互译顺 |
四家怎么分工的完整版在国产大模型怎么选那篇，这里只保留团队常用的六类。
五、推行第一个月踩的 4 个坑
坑 1：一开始写了 23 条。 没人看完。砍到 10 条之后才有人真的记住了第 1 条和第 2 条——其实能记住这两条就够了，剩下 8 条是慢慢养成的。
坑 2：「提示词本」建好了没人往里放。 原因是大家觉得自己的提示词「不够好，不好意思放」。解决办法是负责人先放 10 条，而且故意放几条很普通的，门槛一下就下来了。
坑 3：第 2 条被理解成「不许用 AI 查数据」。 有人干脆不查了。补了一句解释：允许写「AI 估算，未核实」，规则管的是标注不是禁止。
坑 4：分工表被当成了硬性规定。 有人写文案非要用 DeepSeek，明明通义千问那次的结果更好。后来在表头加了一行「这是起步建议，试过之后觉得别家更好就用别家」。
六、几个常见问题
Q：要不要限制每个人每天用多长时间？ 不要。用得多的人是在干活，管的是产出质量不是时长。
Q：有人不愿意用 AI 怎么办？ 不强迫。规范管的是「用的时候怎么用」，不管「用不用」。一般三个月后自己就会用，因为看到同事的活干得快。
Q：一个账号团队共用行不行？ 先看你用的平台允不允许。允许的话，共用的好处是提示词和对话记录天然在一起，坏处是第 6 条的命名要执行得更严，否则谁都找不到自己的东西。
Q：要不要在规范里写「AI 生成的内容版权归公司」？ 这条属于劳动合同和公司知识产权制度管的范围，不是 AI 使用规范该写的。真要写，让法务写，别自己抄一句。
最后
这份规范的核心其实就一句话：数据不出门、AI 的话不直接进正式文档、好用法留在团队。 10 条规则是这句话展开的样子，一页纸模板是它能发出去的样子。
你不需要一次推行全部，先发第 1 条和第 2 条，一个月后再发剩下的。规范是养出来的，不是发出来的。